Tips voor een gestructureerde vergadering

Als je een baan hebt op een kantoor, weet je waarschijnlijk wel dat vergaderen zo nu en dan ook op de agenda staat. Een belangrijk moment om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen en om lopende zaken te bespreken. Daarom is het ook van belang dat een vergadering gestructureerd verloopt en zo efficiënt mogelijk wordt ingedeeld. Maar dit gebeurt nog lang niet binnen elke organisatie. Veel mensen zien op tegen een vergadering en vinden het niet effectief. Daarnaast komen er soms geen concrete uitkomsten uit zo’n vergadering. Wij geven je graag een aantal tips hoe je dit oplost en zorgt voor een zo gestructureerd mogelijke vergadering!

Is het nodig?

Het eerste wat je jezelf moet afvragen is: is het nuttig om te vergaderen? Meestal kun je het probleem zelf al oplossen en hoef je daarvoor niet je collega’s van het werk af te houden. Of je kan het heel makkelijk oplossen via de telefoon of e-mail. Vergader daarom dus alleen als het niet anders kan en als het belangrijk is als iedereen erbij betrokken is.

Doel

Een vergadering heeft altijd een bepaald doel. Zorg ervoor dat dit doel ook bij alle medewerkers bekend is. Maak van te voren de planning of topics bekend van de vergadering en laat mensen weten wat hen te wachten staat en of zij zich moeten voorbereiden. Op deze manier haal je het maximale uit de vergadering en kan iedereen actief meedoen.  

Ruimte

Naast dat de vergadering van te voren uitgedacht moet worden, is het ook belangrijk dat de vergadering in een goede zaal gehouden wordt. Misschien heb je hier al plek voor op het kantoor of wellicht moet je op zoek gaan naar een ruimte. Ben je op zoek naar een vergaderruimte Utrecht? Maak er dan gelijk een leuke activiteit van. Boek een vergaderruimte met cateraar en maak er bijvoorbeeld een zakelijke lunch van.

Redactie